為什麼要使用企業信箱？

以網路使用者的角度來看，當你想要寫信給某企業客服信箱，結果看到網頁上留的信箱是gmail.com、yahoo.com等免費信箱。你會懷疑到底是不是真的客服信箱，甚至懷疑是假信箱！立場反過來一樣，有客戶寫信跟你的企業聯繫時，看到企業用免費信箱，雙方還沒正式合作，信任度先打了折扣。
現在的企業大部分都有自己的網址及網站，企業名字和企業網址中間會產生印象連結。使用企業的網址作為電子郵件的地址，可以更進一步強化連結。對於企業來說，使用企業信箱是基本常識，也是一個必然政策。

通訊軟體可以取代企業信箱嗎？

現在社群或通訊軟體 ( 例如 : Line / Messenger / IG / Skype ) 很便利，我們會說加 Line 加 FB 加 IG，沒人說加企業信箱。甚至企業和客戶也會用通訊軟體溝通，傳檔案給對方。就是因為過於便利，我們不經意很容易把企業資料、訊息轉傳出去，對於企業的資料管理和資安上是重大的風險。所以部份企業甚至禁止或監管內部使用通訊軟體，考慮到上述資料管理和資安的風險，加上溝通、傳檔案使用企業信箱都能保存往來紀錄，多數企業仍選擇企業信箱作為企業間正式商務溝通的重要工具。

自己建郵件伺服器

首先要自己建一套企業信箱的前置作業很多，要租機房 ( 機櫃、頻寬等 )，要買伺服器等硬體設備，要有專業 IT 人員協助導入並設定細節。信箱上線後也要請人管理並定期維護 ( 更新 ) 設備，更新系統和防毒軟體。
除了大型企業有可能自建郵件伺服器之外，大部分的中小企業選擇直接出用現成的信箱服務，來節省成本。

使用免費信箱

網路上免費信箱的選擇很多，例如 : Gmail、Yahoo、Outlook 等，基本的收信發信、阻擋垃圾信等功能能滿足使用者需求，信箱空間給到 5GB 以上綽綽有餘。
可是有用過免費信箱的人都知道，收信介面充斥著廣告內容，加上免費信箱容易成為垃圾信廣告信的寄送對象。勒索病毒或夾帶病毒的信都可以寄到，對企業資安是一大威脅！雖然有所謂垃圾信判斷機制，還是會發生誤判情況。如果你客戶寄來的重要郵件被歸類成垃圾信，那後果…？
再說，現在工作者都會用信箱來判斷哪家公司寄來的信，使用免費信箱寄信，對方要在一堆信中找你的信，讓人無法辨別信件來自哪一間公司，自然讓客戶或廠商感受不到你的專業。

租用企業信箱

在台灣的主機商甚至 Google、Microsoft 微軟都有提供企業信箱的服務。從最基本的信件管理、帳號租用管理，到提供廣告信過濾、即時病毒掃瞄。有部分的主機商還會提供信件備份、信件稽核等進一步的加值服務。幫助企業管理信件安全，避免員工不小心或故意刪除重要信件，或避免有人利用信箱寄送重要資訊 ( 例如:合約、用戶訂單、研發資料等 )。
一個帳號一年租用的費用依據你租用的信箱空間大小和周邊功能的差異，從幾百塊到幾千塊都有，可依照企業評估自行選擇。

理由一 : 信箱空間小

普通虛擬主機的信箱空間頂多 100MB，有夾帶附檔的信件多收幾封，信箱空間就爆掉了。跟至少 1G 起跳的企業信箱沒得比，況且企業信箱還可以依照需要增加信箱空間。

理由二 : 掉信或被 SPAM 機率高

虛擬主機由一堆網站共享，送的信箱放在同一台主機上。主機上面的網站，可能會亂發信，導致主機的 IP 黑掉了，被很多的 SPAM 主機 ( 過濾垃圾信主機 ) 當作黑名單，主機附的信箱被 SPAM。
而且如果免費虛擬主機的信箱就很好用，主機商又何必另外提供企業信箱服務呢？